Sehr geehrte Kunden*innen,
die Corona-Pandemie und ihre Auswirkungen sind überall spürbar und sichtbar - auch in der Ausländerbehörde (ABH) des Kreises Recklinghausen. Wir sind bemüht, so wie bisher, ein gewisses Mindestmaß an Publikumsverkehr weiter zu ermöglichen.
Leider sind aber auch gewisse Einschränkungen, die ebenfalls den Publikumsverkehr betreffen, bei uns nicht vermeidbar. Schon seit einiger Zeit arbeiten wir ausschließlich nach Terminvergabe. Termine erhalten Sie im Regelfall auf telefonischen Wege oder per Email (Aufenthaltsangelegenheiten@kreis-re.de oder Ordnungsamt@kreis-re.de).
Aktuell sind unsere Termine für die nächsten 2-3 Monate bereits voll ausgebucht, Tendenz steigend. Diese Situation führt auf unserer Seite zu einem gewissen Bearbeitungs-Druck, aber auch auf Ihrer Seite zu vermehrten Nachfragen und Erreichbarkeitsproblemen bei den Sachbearbeitungen.
Wir bemühen uns negative Auswirkungen auf Sie und Ihre persönliche Lebenssituation zu vermeiden. Wichtig ist aber, dass Sie sich rechtzeitg bei uns melden und nicht erst in den letzten Tagen vor oder sogar erst nach Ablauf Ihres Aufenthaltsrechtes.
Damit wir auch weiter diese Krisensituation bewältigen können, sind wir auf Ihre Unterstützung angewiesen und möchten Sie um folgendes bitten:
- Der erste Kontaktweg sollte weiter die telefonische Konaktaufnahme bleiben.
- Wenn Sie über einen längeren Zeitraum niemanden erreichen können, nutzen Sie bitte die Möglichkeit, uns eine Email zu schreiben. Dabei ist für uns besonders wichtig, das Sie uns neben Ihren Namen und Geburtsdatum (idealerweise auch noch ihre Anschrift) kurz ihr Anliegen schildern und nach Möglichkeit einen Terminrahmen nennen. Terminrahmen meint hier regelmäßige Zeiträume, in denen Ihnen eine Terminwahrnehmung möglich ist. Das kann zum Beispiel sein:
Vormittags, Nachmittags, ab 11 Uhr, vor 15 Uhr, schnellstmöglich...
Schlecht sind feste enge Zeiträume wie zum Beispiel: am 04.01. ab 14 Uhr oder irgendwann am 11. oder 12.01. - diese Beispiele führen häufig zu vermeidbaren Rückfragen, die wichtige Zeitressourcen benötigen. Sehr häufig stehen genau diese Zeiträume auch nicht zur Verfügung. - Bitte nutzen Sie immer nur einen Weg und nicht zum Beispiel mehrere Emailadressen der Kreisverwaltung. Die o.g. Postfächer sind Funktionspostfächer, deren regelmäßiger Abruf sichergestellt ist und aus denen die Emails dann an die entsprechenden Sachbearbeitungen zeitnah verteilt werden. Schreiben Sie uns gleiche oder ähnliche Emails an unterschiedliche Emailadressen des Kreises, gehen diese zeitversetzt bei den Sachbearbeitungen ein und verursachen dort zusätzlichen vermeidbaren Aufwand. Also bitte eine Email pro Anliegen. Sollten Sie tatsächlich über einen längeren Zeitraum keine Rückmeldung von uns erhalten, können Sie sich natürlich gerne nochmals mit Nachdruck an uns wenden.
- Wenn Sie uns einen Email - auch über das Kontaktformular der Kreisverwaltung - schreiben, achten Sie bitte darauf, die Angaben in die richtigen Felder einzutragen. Leider erreichen uns häufiger Nachrichten, in denen der gesamte Text in der Betreff-Zeile eingegeben wurde, dieser wird nach einer bestimmten Anzahl an Zeichen abgeschnitten und ist für uns nicht mehr lesbar.
- Bitte haben Sie Verständnis, das wir aufgrund des hohen Termindruckes kaum oder keine Rückrufwünsche bearbeiten können. Einfacher, im Regelfall schneller und zuverlässiger ist aktuell der Kontakt per Email.
- Wir sind um zeitnahe Rückmeldungen bemüht, müssen aber auch aufgrund der individuellen Problemlage der Kunden priorisieren. Sehen Sie es uns bitte nach, wenn wir es in der aktuellen Situation mal nicht schaffen, Ihnen innerhalb weniger Stunden oder eines Tages zu antworten.
- Sollten Sie einen Termin nicht wahrnehmen können, zum Beispiel weil Sie sich in häuslicher Isolation/Quarantäne befinden, melden Sie sich bitte möglichst frühzeitig bei uns. Viele Kunden*innen würden sich über ein zufällig frei gewordenes Terminfenster freuen - Das könnten auch Sie sein, wenn Sie einen neuen Termin benötigen.
- Wir bitten Sie, Termine mit nicht mehr Personen als unbedingt notwendig wahrzunehmen.
Auch Ihre Sicherheit ist uns wichtig!
Durch die Terminsteuerung vermeiden wir sowohl längere Wartezeiten als auch größere Menschenansammlungen in den Wartebereichen vor Ort. Wir tragen selbstverständlich während des Gespräches - zusätzlich zu vorhandenen Spuckschutzeinrichtungen einen Mund-Nase-Schutz und erwarten das auch von Ihnen. Denken Sie bitte ebenfalls an einen eigenen Kugelschreiber. Wir reiningen/desinfizieren regelmäßig die benötigten Oberflächen. Wir arbeiten in einem Einbahnstrassen-System, das heisst Sie betreten den Flur der Ausländerbehörde an einem Ende, erledigen Ihr Anliegen bei den Sachbearbeitungen und verlassen den Flur am anderen Ende. So werden weitere unnötige Kontakte vermieden.
Sowohl am Eingang als auch am Ausgang unseres Bereiches - ebenso auch im Empfangsbereich der Kreisverwaltung - stehen Spender mit Handdesinfektionsmittel zur Nutzung zur Verfügung.
Alle Kunden müssen sich zunächst bei dem im Eingangsbereich befindlichen Informations-Schalter anmelden und werden nur mit einem entsprechenden Termin und auch nur mit kurzem zeitlichen Vorlauf weiter in das Haus vorgelassen.
Durch Maßnahmen wie diese versuchen wir, ein entsprechendes Ansteckungsrisiko zu minimieren. Das schützt Sie und uns.
Bleibt das jetzt so?
Eine gute Frage. Wir suchen beständig nach kreativen Lösungen um die Situation während der Pandemie-Lage aber auch darüber hinaus für Sie angenehmer und transparenter und für uns ressourcenschonender und effektiver zu gestalten.
So ist für das Jahr 2021 geplant, eine Online-Terminreservierung für den Bereich der Ausländerbehörde zu etablieren. Einen genauen Zeitpunkt können wir hierzu aber noch nicht benennen.
Bleiben Sie gesund!
